Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne Sichtkomponente – es ist für die maschinelle Verarbeitung gedacht. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine lesbare PDF-Datei mit eingebettetem XML. Ein Mensch sieht die gewohnte PDF, die Software liest die strukturierten Daten aus dem XML. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung.

Welches Format wird im öffentlichen Bereich genutzt?

XRechnung ist der Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, trifft in der Regel auf XRechnung. ZUGFeRD ist im öffentlichen Bereich ebenfalls möglich, weil sein eingebettetes XML denselben Datenstandard nutzt. Im B2B sind beide Formate gebräuchlich.

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung dasselbe wie eine PDF?

Nein. Eine reine PDF ist keine E-Rechnung, weil sie keine maschinenlesbaren strukturierten Daten enthält – sie ist nur ein Bild des Rechnungsinhalts. ZUGFeRD sieht aus wie eine PDF, trägt aber zusätzlich ein eingebettetes XML mit allen Rechnungsdaten in sich. Genau dieses XML macht den Unterschied zwischen einer einfachen PDF und einer E-Rechnung.

Wie verarbeitet die Buchhaltung die beiden Formate?

Bei beiden Formaten liest die Software die strukturierten Daten direkt aus dem XML aus – also Betrag, Steuersätze, Lieferant und Positionen. Bei XRechnung gibt es nur dieses XML; für die Anzeige erzeugt das System eine lesbare Darstellung. Bei ZUGFeRD liegt die lesbare PDF bereits bei, das XML wird parallel ausgelesen. In beiden Fällen entfällt das manuelle Abtippen.

XRechnung oder ZUGFeRD? Die Formate im Vergleich

Kurz gesagt

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, ZUGFeRD ein hybrides Format aus lesbarer PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung. XRechnung ist der Standard der öffentlichen Verwaltung; im B2B sind beide gebräuchlich. Für die Verarbeitung kommt es auf das XML an – und das tragen beide in sich.

Beide meinen dasselbe Ziel – und doch sehen sie verschieden aus

Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt früher oder später auf beide Namen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine reine PDF erfüllt das nicht – sie ist nur ein Bild des Rechnungsinhalts, nicht maschinenlesbar strukturiert.

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Wege, dieselbe Norm umzusetzen. Der Unterschied liegt in der Form: Das eine ist reine Struktur, das andere kombiniert Struktur und Sichtbarkeit.

XRechnung: reine Struktur, kein Bild

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Es enthält alle Rechnungsdaten – Beträge, Steuersätze, Positionen, Lieferantenangaben – in einer maschinenlesbaren Form, aber ohne eine gestaltete, für das Auge lesbare Darstellung. Wer eine XRechnung öffnet, sieht zunächst nur XML-Code. Die lesbare Ansicht erzeugt die empfangende Software bei Bedarf selbst.

XRechnung ist der Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, trifft in der Regel auf dieses Format. Nutzbar ist XRechnung aber genauso im B2B-Bereich zwischen Unternehmen.

ZUGFeRD: PDF und XML in einem Dokument

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es besteht aus einer ganz normalen, lesbaren PDF-Datei – mit einem eingebetteten XML im Inneren. Das Ergebnis ist menschenlesbar und maschinenverarbeitbar zugleich: Ein Mensch öffnet die Datei und sieht die gewohnte PDF-Rechnung. Eine Software liest parallel das eingebettete XML aus und erhält dieselben Daten in strukturierter Form.

Wichtig: Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie eine PDF – ist aber keine gewöhnliche PDF. Eine reine PDF ohne eingebettetes XML gilt nicht als E-Rechnung, weil ihr die strukturierten Daten fehlen. Das eingebettete XML ist genau das, was den Unterschied macht.

Die beiden Formate nebeneinander

Beide Formate basieren auf demselben Datenstandard nach EN 16931. Der Unterschied betrifft vor allem die Form und die typischen Einsatzbereiche – nicht die Frage, welches „besser“ ist.

XRechnung

Reines XML, keine Sichtkomponente
Standard der öffentlichen Verwaltung
Auch im B2B nutzbar
Erfüllt EN 16931

ZUGFeRD

Hybrid: PDF mit eingebettetem XML
Lesbar für Mensch und Maschine
Im B2B verbreitet, öffentlich möglich
Erfüllt EN 16931

Hinzu kommt ein dritter Begriff, der oft in einem Atemzug genannt wird: Peppol. Peppol ist allerdings kein Format, sondern ein Transportnetz für den Austausch von E-Rechnungen. Format (XRechnung, ZUGFeRD) und Transportweg (z.B. Peppol, E-Mail, Portal) sind also zwei verschiedene Dinge.

Wie der Empfang die Formate verarbeitet

Für die Buchhaltung zählt am Ende das XML – und das tragen beide Formate in sich. Die empfangende Software liest daraus Betrag, Steuersätze, Lieferant und Positionen direkt aus, ohne dass jemand etwas abtippt.

Bei XRechnung

Es gibt nur das XML. Die Software liest die Daten aus und erzeugt für die Anzeige eine lesbare Darstellung – etwa als HTML- oder PDF-Vorschau.

Bei ZUGFeRD

Die lesbare PDF liegt bereits bei, das eingebettete XML wird parallel ausgelesen. Wer mag, öffnet einfach die PDF; die Verarbeitung läuft über das XML.

In beiden Fällen entfällt das manuelle Erfassen der Rechnungsdaten. Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 ohnehin für alle inländischen Unternehmen verpflichtend – ein System, das eingehende E-Rechnungen verarbeiten kann, gehört also zur Grundausstattung.

Beide Formate sind zukunftssicher: Wer heute auf EN 16931 setzt, ist auch für die kommenden EU-Regeln zur digitalen Mehrwertsteuer-Meldung (ViDA) vorbereitet, die ab dem 1. Juli 2030 greifen.

– EN 16931 / ViDA

Welches Format also?

Die Antwort hängt weniger von einer Wertung ab als vom Kontext. Wer an die öffentliche Verwaltung fakturiert, wird in der Regel XRechnung verwenden. Im B2B sind beide Formate gebräuchlich – und oft entscheidet schlicht, was die Gegenseite verarbeiten kann oder bevorzugt. Manche Teams schätzen an ZUGFeRD die zusätzliche lesbare PDF, andere bevorzugen die schlanke, rein strukturierte XRechnung.

Beide erfüllen ohnehin dieselbe Norm, und ein System, das EN 16931 verarbeitet, kommt mit beiden Varianten zurecht. Die Wahl des Formats ist damit eher eine Frage der Abstimmung mit den Geschäftspartnern als eine technische Grundsatzentscheidung.