E-Rechnungspflicht: Wer ist ab wann betroffen?

Zwei Pflichten, die oft verwechselt werden

Bei der E-Rechnung gibt es nicht eine Pflicht, sondern zwei – und sie greifen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Genau hier entsteht in der Praxis oft Verwirrung, denn die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, ist etwas anderes als die Pflicht, E-Rechnungen selbst auszustellen.

Eine E-Rechnung ist dabei eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine reine PDF zählt nicht als E-Rechnung, weil sie nicht maschinenlesbar strukturiert ist.

Der Empfang: seit 2025 Pflicht für alle

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – einschließlich Kleinunternehmer. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig von der Größe und unabhängig davon, ab wann ein Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellen muss.

Praktisch heißt das: Jedes Unternehmen braucht heute eine Möglichkeit, eingehende E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu lesen. Wer ausschließlich auf Papier oder PDF eingerichtet ist, kann eine korrekt zugestellte E-Rechnung sonst nicht verarbeiten.

Die Ausstellung: gestaffelt ab 2027 und 2028

Bei der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gibt es zwei Stufen – abhängig vom Vorjahresumsatz:

Bis zum jeweiligen Stichtag bleibt der Übergang offen: Papier- und PDF-Rechnungen sind unter bestimmten Bedingungen weiterhin möglich. Die Ausstellungspflicht betrifft zudem den B2B-Bereich – also Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.

Was „betroffen“ konkret bedeutet

Weil Empfang und Ausstellung zwei verschiedene Dinge sind, lohnt sich der Blick auf beide Seiten getrennt:

Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen mit Erleichterungen

Ein häufiger Punkt der Unsicherheit betrifft Kleinunternehmer. Beim Empfang gilt auch für sie: Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie E-Rechnungen empfangen können. Bei der Ausstellung greifen für Kleinunternehmer Erleichterungen. In der Praxis bedeutet das, dass jedes Unternehmen zumindest eingehende E-Rechnungen verarbeiten können muss.

Der Blick nach vorn: ViDA ab 2030

Über die deutschen Fristen hinaus kommt auf EU-Ebene das Mehrwertsteuerpaket ViDA (VAT in the Digital Age). Ab dem 1. Juli 2030 ist eine digitale Meldung für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Umsätze vorgesehen – mit Ausstellung der Rechnung innerhalb von 10 Tagen.

Eine Einordnung zum Schluss

Die Fristen wirken auf den ersten Blick verschachtelt, lassen sich aber auf einen einfachen Nenner bringen: Empfangen muss heute schon jeder, ausstellen kommt gestaffelt – große Unternehmen ab 2027, alle B2B-Umsätze ab 2028. Wer eingehende E-Rechnungen verarbeiten kann und sich an der Norm EN 16931 orientiert, ist für die nächsten Stufen gut vorbereitet.

Hilfreich ist auch, die eigenen Belege im Blick zu behalten: Ordnungsgemäße digitale Archivierung nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung) bleibt unabhängig vom Format ein Dauerthema – und E-Rechnungen fügen sich hier sauber ein, weil ihre Daten von vornherein strukturiert vorliegen.