E-Rechnung empfangen: Was ab 2025 Pflicht ist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Was „empfangen können“ praktisch bedeutet, welche Formate ankommen und wie aus der Datei am Ende eine geprüfte Buchung wird.
5. Juni 2026
Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Eine E-Rechnung ist dabei ein strukturiertes Format nach EN 16931, kein einfaches PDF. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch zum Empfangen aus. Danach beginnt aber erst die eigentliche Arbeit: die strukturierten Daten auslesen, gegen die Norm prüfen und verbuchen.
Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine klare Regel: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Diese Pflicht kam ohne Übergangsfrist – und sie gilt für alle, vom Konzern bis zur Kleinunternehmer:in.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen. Das Ausstellen von E-Rechnungen wird erst später verpflichtend: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 dann für alle inländischen B2B-Umsätze. Der Empfang ist dagegen schon heute Pflicht. Das heißt: Auch wer noch lange keine E-Rechnungen verschickt, muss welche entgegennehmen können.
Was eine E-Rechnung überhaupt ist
An diesem Punkt entsteht in der Praxis oft ein Missverständnis, denn eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Auch ein PDF gilt nicht als E-Rechnung, selbst wenn es digital erstellt und elektronisch verschickt wurde.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der Norm EN 16931. Strukturiert heißt: Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar vor – Beträge, Steuersätze, Lieferant:in, Rechnungsnummer stehen in klar definierten Feldern, nicht als Text in einem Bild. Ein Buchhaltungssystem kann diese Felder direkt auslesen, ohne dass jemand sie abtippen muss.
XRechnung
Ein reines, strukturiertes XML-Format. Für Menschen ohne Hilfsmittel kaum lesbar, für Software dagegen ideal.
ZUGFeRD
Ein Hybridformat: ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Lesbar für Menschen und maschinenlesbar.
Peppol
Kein Format, sondern ein Transportnetzwerk. Über Peppol werden strukturierte Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht.
EN 16931
Die europäische Norm, die definiert, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen sie.
Was „empfangen können“ praktisch bedeutet
Die Empfangspflicht klingt streng, ist in der Grundform aber niedrigschwellig. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht technisch aus, um eine E-Rechnung als Anhang entgegenzunehmen. Wer eine E-Mail-Adresse hat, an die Lieferant:innen ihre Rechnungen schicken können, erfüllt die Pflicht im Grundsatz.
Im Alltag fallen „Empfangen können“ und „Verarbeiten können“ aber auseinander. Wenn eine XRechnung als XML-Datei im Postfach landet, ist sie zwar angekommen – aber ohne Hilfsmittel lässt sie sich kaum sinnvoll lesen. Die strukturierten Daten müssen erst ausgelesen, dargestellt, geprüft und schließlich verbucht werden.
Der Unterschied im Alltag: Die Datei im Postfach zu haben ist nicht dasselbe wie die Rechnung verbucht zu haben. Zwischen Empfang und Buchung liegen das Auslesen der Daten, die Prüfung gegen EN 16931 und die eigentliche Kontierung.
Vom Empfang zur Buchung – die Schritte dazwischen
Wenn eine E-Rechnung ankommt, durchläuft sie typischerweise mehrere Schritte, bevor sie in der Buchhaltung steht.
Datei entgegennehmen
Die E-Rechnung kommt über E-Mail, ein Portal oder das Peppol-Netzwerk an. Format und Transportweg variieren je nach Lieferant:in.
Strukturierte Daten auslesen
Aus der XRechnung oder dem eingebetteten XML der ZUGFeRD-Datei werden die Felder gelesen – Betrag, Steuer, Lieferant:in, Positionen.
Gegen EN 16931 prüfen
Eine Validierung zeigt, ob die Rechnung der Norm entspricht und alle Pflichtfelder korrekt gefüllt sind. Fehlerhafte Rechnungen fallen so früh auf.
Verbuchen und archivieren
Die geprüften Daten werden kontiert und gebucht. Die E-Rechnung wird im Originalformat revisionssicher abgelegt, wie es die GoBD für digitale Belege vorsehen.
Warum die Validierung sich lohnt
Die Prüfung gegen EN 16931 ist mehr als eine Formalität. Sie stellt sicher, dass die strukturierten Daten wirklich zur sichtbaren Darstellung passen – gerade bei ZUGFeRD, wo PDF und eingebettetes XML theoretisch auseinanderlaufen könnten. Was am Ende gebucht wird, sind die strukturierten Daten, nicht das, was im PDF zu sehen ist.
Eine saubere Validierung am Anfang erspart später Rückfragen: fehlende Pflichtfelder, falsche Steuersätze oder eine Leitweg-ID, die nicht stimmt, fallen sofort auf – und nicht erst, wenn die Buchung schon im System steht.
Wie sich der Empfang einordnen lässt
Die Empfangspflicht ist der erste Schritt in einer längeren Umstellung. Wer einen Überblick über die gesamte E-Rechnungs-Einführung sucht – vom Empfang heute bis zur Ausstellungspflicht 2027 und 2028 – findet ihn auf unserer Übersichtsseite zur E-Rechnung. Wie eingehende Rechnungen von der Datei bis zur Buchung laufen, zeigt der Kreditoren-Bereich; die revisionssichere Ablage der Originale behandelt der Dokumente-Bereich.
Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, kein PDF. Technisch reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfangen, aber damit ist die Rechnung erst angekommen, nicht verbucht.
Der eigentliche Aufwand liegt zwischen Empfang und Buchung: die strukturierten Daten aus XRechnung oder ZUGFeRD auslesen, gegen die Norm prüfen und kontieren. Wer diesen Weg von Anfang an sauber aufsetzt, ist gut vorbereitet – auch für den Tag, an dem das Ausstellen verpflichtend wird.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
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Bei Orcha: Der Kreditoren-Bereich nimmt eingehende E-Rechnungen entgegen, liest die strukturierten Daten aus XRechnung und ZUGFeRD aus, prüft sie gegen EN 16931 und bereitet die Buchung vor – aus der empfangenen Datei wird so ein geprüfter Beleg.
Häufige Fragen
Seit wann ist der Empfang von E-Rechnungen Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von der Größe und schließt auch Kleinunternehmer ein. Eine Übergangsfrist gibt es für den Empfang nicht – sie betrifft nur das Ausstellen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der Norm EN 16931 – also maschinenlesbare Daten, nicht nur ein Bild oder ein Ausdruck als Datei. Typische Formate sind XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten XML-Daten.
Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?
Technisch kann jedes E-Mail-Postfach eine E-Rechnung als Anhang entgegennehmen. Damit ist die Empfangspflicht im Grundsatz erfüllt. Praktisch ist die Datei damit aber nur angekommen – die strukturierten Daten müssen anschließend ausgelesen, gegen EN 16931 geprüft und verbucht werden, damit aus der Rechnung eine Buchung wird.
Welche E-Rechnungsformate können ankommen?
Am häufigsten sind XRechnung (strukturiertes XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Beide erfüllen die Norm EN 16931. Manche Rechnungen kommen über das Peppol-Netzwerk, das ein Transportweg für strukturierte Rechnungen ist und kein eigenes Format. Wer beide Formate verarbeiten kann, ist für den Großteil der eingehenden E-Rechnungen gerüstet.
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