Peppol einfach erklärt: ID, Access Point, BIS

Erst einmal: Was ist Peppol überhaupt?

Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt schnell auf den Begriff Peppol – und genauso schnell auf die Frage, ob das jetzt ein neues Format ist, das man neben XRechnung und ZUGFeRD auch noch kennen muss. Die kurze Antwort: nein.

Peppol ist ein Transportnetz. Man kann es sich wie ein Postnetz für digitale Geschäftsdokumente vorstellen: Es sorgt dafür, dass eine Rechnung sicher und standardisiert von einem Unternehmen zum anderen gelangt. Was in dem „Umschlag“ steckt – also das eigentliche Rechnungsformat – ist eine andere Frage.

Warum überhaupt ein eigenes Netz?

Im Alltag verschicken viele Rechnungen heute noch per E-Mail. Das funktioniert, ist aber weder standardisiert noch zuverlässig nachvollziehbar. Peppol löst ein Problem, das mit wachsender Zahl an Geschäftspartnern entsteht: Statt mit jedem Partner eine eigene Verbindung oder Vereinbarung aufzusetzen, hängt sich jeder Teilnehmer einmal an das Netz und erreicht darüber alle anderen.

Das erinnert ans Telefonnetz: Sie brauchen keinen direkten Draht zu jedem Gesprächspartner. Sie haben einen Anschluss und eine Nummer – den Rest erledigt das Netz.

Die drei Begriffe, die immer wieder auftauchen

Das 4-Ecken-Modell – in einfachen Worten

Hinter Peppol steckt ein einfaches Prinzip, das oft als 4-Ecken-Modell beschrieben wird. Es benennt die vier Beteiligten, über die eine Rechnung läuft:

Der Charme dieses Modells: Jede Seite kümmert sich nur um ihren eigenen Access Point. Absender und Empfänger müssen sich nicht direkt verbinden und auch nicht denselben Anbieter nutzen. Das Netz dazwischen sorgt dafür, dass die Ecken 2 und 3 sich verstehen.

Peppol BIS vs. die Formate XRechnung und ZUGFeRD

An dieser Stelle lösen sich viele Missverständnisse auf. Zur Erinnerung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung in diesem Sinne. In Deutschland sind dabei zwei Formate geläufig:

Peppol BIS spielt auf einer anderen Ebene. Es ist die Spezifikation, die festlegt, wie ein Dokument für den Versand über das Peppol-Netz aufgebaut sein muss. Auch Peppol BIS baut auf EN 16931 auf – es ist also kein konkurrierendes Format, sondern beschreibt, in welcher Form ein EN-16931-konformes Dokument durch das Netz reist.

Welche Rolle spielt Peppol in Deutschland und Österreich?

In Deutschland ist der Empfang von E-Rechnungen im strukturierten Format seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend – auch für Kleinunternehmer. Beim Ausstellen greift die Pflicht gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, ab dem 1. Januar 2028 dann für alle im inländischen B2B-Geschäft.

Peppol ist einer der etablierten Wege, um diese Rechnungen auszutauschen, und im Austausch mit der öffentlichen Verwaltung bereits verbreitet. In Österreich nutzt der Bund für Rechnungen an die Verwaltung ebenfalls Peppol. Ob im konkreten Fall Peppol, eine E-Mail mit angehängtem strukturierten Format oder ein anderer Kanal genutzt wird, hängt vom Geschäftspartner und der eingesetzten Software ab.

Kurz gesagt

Peppol ist kein weiteres Format neben XRechnung und ZUGFeRD, sondern das Netz, über das E-Rechnungen reisen. Die Peppol-ID ist die Adresse, der Access Point der Zugang, und das 4-Ecken-Modell beschreibt, wie eine Rechnung über zwei Zugangspunkte ihren Weg findet.

Hält man Format und Transportweg auseinander, fügt sich das Bild zusammen: XRechnung und ZUGFeRD sagen, was in der Rechnung steht; Peppol BIS und das Netz dahinter kümmern sich darum, wie sie ankommt – alles gemeinsam auf dem Fundament von EN 16931.