E-Rechnung GoBD-konform archivieren
Eine E-Rechnung ist mehr als ihr Ausdruck: Es zählen die strukturierten Daten dahinter. Genau die müssen erhalten bleiben – im Originalformat, unverändert und auffindbar. Wir zeigen, was die GoBD-Grundsätze und der Begriff „revisionssicher“ für XRechnung und ZUGFeRD konkret bedeuten.
5. Juni 2026
Kurz gesagt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten Format nach EN 16931 – nicht das PDF, das man davon sieht. Aufbewahrt wird das empfangene Original im Originalformat: bei der XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF samt eingebettetem XML. Die GoBD verlangen, dass diese Belege vollständig, unveränderbar (revisionssicher) und auffindbar bleiben und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Ein Ausdruck allein genügt dafür nicht.
Warum ein Ausdruck nicht reicht
Es liegt nahe, eine eingegangene E-Rechnung auszudrucken oder als PDF abzulegen und damit das Thema für erledigt zu halten. Bei einer E-Rechnung greift das aber zu kurz.
Eine E-Rechnung ist per Definition eine Rechnung im strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Der eigentliche Inhalt steckt in maschinenlesbaren Datenfeldern. Ein einfaches PDF ist in diesem Sinne keine E-Rechnung – und ein Ausdruck oder eine Bildkopie gibt die strukturierte Datenebene nicht wieder. Genau diese Ebene ist aber das Original, das aufbewahrt werden muss.
In der Praxis: Aufzubewahren ist das empfangene Original in seiner strukturierten Form, nicht eine nachträglich erzeugte Ansicht davon – ein Papierausdruck einer XRechnung ersetzt die XML-Datei also nicht.
Die GoBD-Grundsätze in vier Begriffen
Hinter dem Kürzel GoBD stehen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Für die Archivierung von E-Rechnungen lassen sich vier Anforderungen herausgreifen:
Vollständigkeit
Jede Rechnung wird vollständig erfasst und aufbewahrt – mit allen strukturierten Daten, nicht nur einem Teil oder einer Ansicht.
Unveränderbarkeit (revisionssicher)
Eine einmal abgelegte Rechnung lässt sich nicht mehr unbemerkt ändern oder löschen. Änderungen sind nachvollziehbar protokolliert.
Auffindbarkeit
Jede Rechnung lässt sich gezielt wiederfinden und maschinell auswerten – geordnet abgelegt, nicht in einem unübersichtlichen Sammelordner.
Aufbewahrungsfrist
Rechnungen werden über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert und bleiben in dieser Zeit lesbar und zugänglich.
Diese Grundsätze sind nicht neu – sie gelten für digitale Buchführung allgemein. Bei der E-Rechnung bekommen sie nur eine konkrete Form, weil das Original eben eine strukturierte Datei ist.
„Revisionssicher“ heißt nicht, dass eine Rechnung nie wieder angefasst werden darf. Es heißt, dass jede Veränderung nachvollziehbar bleibt – man kann später zeigen, was wann und durch wen passiert ist.
Was das für XRechnung und ZUGFeRD bedeutet
Die beiden in Deutschland geläufigen Formate unterscheiden sich im Aufbau – und damit auch in dem, was genau aufbewahrt wird.
XRechnung
Ein rein strukturiertes XML-Format. Hier ist die XML-Datei das Original – und genau diese Datei wird unverändert aufbewahrt. Eine daraus erzeugte PDF-Ansicht ist nur eine Darstellung, kein Ersatz.
ZUGFeRD
Ein Hybridformat: ein PDF mit eingebettetem XML. PDF und XML bilden eine Einheit und gehören zusammen. Beide Bestandteile werden gemeinsam und unverändert aufbewahrt, damit die strukturierten Daten erhalten bleiben.
In beiden Fällen gilt dasselbe Prinzip: Das empfangene Original wird in seinem Originalformat gesichert. Wer bei ZUGFeRD nur das sichtbare PDF aufbewahrt und das eingebettete XML verliert, hat den strukturierten Teil der E-Rechnung nicht mehr – und damit nicht das vollständige Original.
Die Verfahrensdokumentation
Zu den GoBD gehört, dass nachvollziehbar ist, wie Belege empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Diese Beschreibung nennt sich Verfahrensdokumentation.
Für E-Rechnungen hält sie typischerweise fest, auf welchem Weg Rechnungen eingehen (per E-Mail, über ein Portal, über ein Transportnetz wie Peppol), in welchem Format sie abgelegt werden, wie die Unveränderbarkeit sichergestellt wird und wie lange sie aufbewahrt werden. Sie macht den eigenen Prozess für Dritte und für eine Betriebsprüfung nachvollziehbar.
Gut zu wissen: Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Dokument für die Schublade. Sie beschreibt den tatsächlich gelebten Ablauf – und sollte deshalb aktuell bleiben, wenn sich der Prozess ändert.
Kurz gesagt
Eine E-Rechnung GoBD-konform zu archivieren läuft im Kern darauf hinaus, das strukturierte Original im Originalformat aufzubewahren – bei der XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF samt eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht reicht dafür nicht.
Die vier GoBD-Grundsätze geben den Rahmen vor: vollständig, unveränderbar (revisionssicher), auffindbar und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert. Eine Verfahrensdokumentation hält fest, wie dieser Ablauf im eigenen Haus konkret aussieht.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- Bundesministerium der Finanzen – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung (GoBD)
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Bei Orcha: Der Dokumenten-Agent nimmt E-Rechnungen entgegen und legt sie samt ihren strukturierten Originaldaten geordnet ab – das XML der XRechnung ebenso wie PDF und eingebettetes XML bei ZUGFeRD – sodass das Original auffindbar bleibt.
Häufige Fragen
Reicht es, eine E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzulegen?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung im strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931. Maßgeblich sind die strukturierten Daten – nicht ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht davon. Nach den GoBD ist das empfangene Original aufzubewahren, also die strukturierte Datei selbst. Ein Papierausdruck oder eine reine Bilddatei gibt diese Datenebene nicht wieder und gilt deshalb nicht als ordnungsgemäße Aufbewahrung der E-Rechnung.
Was bedeutet revisionssicher bei der Archivierung?
Revisionssicher bedeutet, dass eine einmal abgelegte Rechnung nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann (Unveränderbarkeit). Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert sein. Das ist einer der zentralen GoBD-Grundsätze: Die Aufzeichnungen sollen vollständig, unveränderbar, geordnet und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar sein.
Wie archiviert man XRechnung und ZUGFeRD korrekt?
Bei der XRechnung ist die strukturierte XML-Datei das Original und wird in genau dieser Form aufbewahrt. Bei ZUGFeRD bilden das PDF und das darin eingebettete XML eine Einheit – beide Bestandteile gehören zusammen und werden gemeinsam und unverändert aufbewahrt, damit die strukturierten Daten erhalten bleiben. In beiden Fällen geht es darum, das empfangene Original im Originalformat zu sichern und über die Aufbewahrungsfrist auffindbar zu halten.
Brauche ich für die E-Rechnungs-Archivierung eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD sehen vor, dass nachvollziehbar dokumentiert ist, wie Belege empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden – das ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Für E-Rechnungen beschreibt sie zum Beispiel, auf welchem Weg sie eingehen, in welchem Format sie abgelegt werden, wie die Unveränderbarkeit sichergestellt wird und wie lange sie aufbewahrt werden. Sie macht den eigenen Archivierungsprozess für Dritte und für die Betriebsprüfung nachvollziehbar.
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