Wie Sie Claude Zugriff auf Dateien geben – die drei Wege, die in der Praxis funktionieren

Eine wiederkehrende Frage im Finanzalltag: „Wo lade ich diesen Beleg eigentlich hoch, damit Claude ihn sieht?“ Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Claude bietet mehrere Möglichkeiten, an Dateien zu kommen – vom schnellen Drag&Drop in einen Chat bis zum dauerhaften Live-Zugriff auf SharePoint-Ordner.

In der Praxis nutzen Finanzteams drei davon. Die anderen sind entweder Spezialfälle für IT-Teams oder lösen Probleme, die die drei Hauptwege bereits abdecken. In diesem Artikel beschreiben wir, wann welcher Weg passt – und am Ende eine Entscheidungsmatrix, die das in einer Tabelle zusammenfasst.

Weg 1: Upload im Chat

Der einfachste Weg: Sie ziehen die Datei direkt in das Chatfenster oder klicken auf das Büroklammer-Symbol. Claude liest sie für diese Unterhaltung – und nur für diese.

Wichtig zu verstehen: Der Upload ist chat-gebunden. Sobald die Unterhaltung endet oder Sie einen neuen Chat öffnen, ist die Datei für Claude nicht mehr verfügbar. Beim nächsten Mal müssten Sie sie erneut hochladen. Das macht den Upload zur richtigen Wahl für Einmalfälle – den eingegangenen Steuerbescheid, die einzelne Lieferantenrechnung, das PDF, das gerade per E-Mail kam.

Typische Anwendungsfälle

Ein einzelner Steuerbescheid soll zusammengefasst werden
Eine eingehende Rechnung wird auf Auffälligkeiten geprüft
Ein Vertrag wird gegen ein anderes Dokument verglichen
Ein einmaliger Auswertungslauf über eine Excel-Datei, die danach nicht mehr gebraucht wird

Format-Limits gibt es: PDFs, gängige Office-Formate, Bilder und Textdateien funktionieren. Pro Chat lassen sich aktuell bis zu 20 Dateien mit je maximal 500 MB anhängen. PDFs werden bis ca. 100 Seiten vollständig – also inklusive Layout, Tabellen und Grafiken – ausgewertet, sehr lange PDFs nur noch als Text. Wer eine Datei dauerhaft in einem Projekt ablegt, sollte beachten, dass dort 30 MB pro Datei gelten.

Weg 2: Projekte

Ein Projekt in Claude ist ein Container, der mehrere Dateien dauerhaft zusammen mit einem System-Prompt bereithält. Alles, was Sie in das Projekt legen, ist in jeder Unterhaltung innerhalb dieses Projekts verfügbar – ohne erneuten Upload.

Für Finanzteams sind Projekte der natürliche Ort für alles, was sich nicht täglich ändert, aber regelmäßig gebraucht wird: der Kontenrahmen, die Buchungsrichtlinie, das KPI-Glossar, die Vorlagen für den Monatsabschluss, ein Steuerleitfaden. Einmal hineingelegt, kennt Claude diese Inhalte in jedem Chat im Projekt – auch über Wochen und Monate hinweg.

Was gehört typischerweise in ein Projekt?

Kontenrahmen und Konten-Erläuterungen
Bilanzierungs- und Buchungsrichtlinien
KPI-Definitionen, Berichtsvorlagen, Reporting-Standards
Stamm-Verträge mit Lieferanten oder Mietern
Mehrjährige Steuerbescheide oder Prüfungsberichte als Referenz

Der zweite Vorteil: Projekte lassen sich teilen. Innerhalb eines Teams oder einer Organisation greifen alle Mitglieder auf denselben Stand zu – und sehen dieselben Antworten, wenn sie dieselbe Frage stellen. Wer eine Datei aktualisiert, aktualisiert sie für alle.

Weg 3: Connectors

Ein Connector verbindet Claude mit einem externen System. Im Microsoft-Umfeld geschieht das über den Microsoft-365-Connector, der mit einer einzigen Freigabe OneDrive, SharePoint, Outlook und Teams gemeinsam abdeckt. Daneben gibt es eigenständige Connectors zu Google Drive, Gmail und Slack. Statt Dateien hochzuladen, kann Claude direkt auf bestimmte Ordner, Postfächer oder Kanäle zugreifen, sobald Sie die Verbindung freigegeben haben.

Für Mittelständler, deren Welt in OneDrive und SharePoint lebt, ist das der entscheidende Schritt vom Werkzeug zum Arbeitsplatz: Claude liest den aktuellen Monatsabschluss-Ordner, sieht neue Belege im Eingangsfach, vergleicht zwei Versionen einer Datei. Auch Google Drive, Gmail oder Slack lassen sich anbinden, wenn das Team auf diese Tools setzt.

Der Unterschied zu einem Projekt: Projekte enthalten eine festgelegte Auswahl an Dateien, die Sie bewusst hineingelegt haben. Ein Connector zeigt auf einen lebenden Ordner – was dort heute drinliegt, sieht Claude. Wer morgen einen neuen Beleg ablegt, dem schaut Claude beim nächsten Mal zu.

Typische Connector-Szenarien

SharePoint-Ordner mit eingehenden Rechnungen – Claude prüft neue Belege täglich
Reporting-Ordner – Claude erstellt das Wochen-Update direkt aus den aktuellen Dateien
Outlook-Posteingang – Claude triagiert Anfragen, die per E-Mail kommen
Teams-Kanäle – Claude fasst Diskussionen aus „Finance“ oder „Controlling“ zusammen

Welcher Weg passt wann?

Frage	Upload	Projekt	Connector
Brauche ich es nur einmal?	✓	–	–
Brauche ich es regelmäßig im selben Kontext?	–	✓	–
Soll Claude immer den aktuellen Stand sehen?	–	–	✓
Sollen Kolleg:innen denselben Zugriff haben?	–	✓	✓
Ist die Datei sehr sensibel und soll nicht dauerhaft liegen?	✓	–	–
Soll die IT die Quelle zentral kontrollieren?	–	(teilweise)	✓

✓ = passt gut, – = eher ungeeignet

In der Praxis kombinieren die meisten Teams alle drei: Connector für den Live-Zugriff auf das Tagesgeschäft, Projekt für die geteilten Grundlagen, Upload für alles, was nur kurz vorbeischaut. Niemand muss sich auf einen Weg festlegen.

Was wir hier nicht behandeln

Es gibt zwei weitere Wege, die in fortgeschrittenen Setups eine Rolle spielen:

Skills

Skills bündeln Anweisungen mit Referenzdateien zu wiederverwendbaren Workflows. Dateien in einem Skill sind eher Bauanleitungen als Datenquellen – Templates, Prüfkriterien, Vorlagen. Mehr dazu im Artikel Claude Skills & Projekte: Eigene Workflows bauen.

MCP-Server (Model Context Protocol)

Eigene Datei- oder Datenbank-Server, die Claude über ein offenes Protokoll anbindet. Das ist ein Thema für IT-Teams, die etwa ein internes Dokumentenmanagement an Claude anschließen wollen – und kein Finance-Anwendungsfall im engeren Sinn.

Zwei kleine Hinweise zum Schluss

Zugriff bedeutet nicht Speicherung

Auch beim Upload und beim Connector-Zugriff werden Inhalte nicht zum Training verwendet, sofern die Standardeinstellungen aktiv sind. Die Datei wird zur Beantwortung gelesen – nicht in das Modell hineintrainiert. Mehr dazu im Artikel KI & Datenschutz.

Wer mehrere Wege parallel nutzt, gewinnt zusätzlich die Möglichkeit, zwischen ihnen zu brücken: Eine Datei aus dem SharePoint-Connector kann Claude in das Projekt-Wissen heben, eine im Chat hochgeladene Datei kann er auf SharePoint ablegen. Die Trennung ist scharf, der Wechsel zwischen ihnen fließend.